OJAOffice ist ein modular aufgebautes Softwarepaket, das alle zentralen Funktionen der Sozialen Arbeit in einer einzigen Plattform vereint. Nutzerinnen und Nutzer erhalten immer das vollständige Package inklusive sämtlicher Module – ohne Einschränkungen.
Die Plattform unterstützt Organisationen dabei, ihre eigenen Strukturen flexibel abzubilden. Abteilungen, Teams sowie organisatorische und administrative Rollen können frei definiert und individuell den Modulen zugeordnet werden. So legen Sie selbst fest, welche Bereiche welche Funktionen nutzen – effizient, transparent und passgenau.
OJAOffice bildet den gesamten Projektzyklus ab, den Organisationen in der Sozialen Arbeit jährlich durchlaufen. Dieser klar strukturierte Prozess unterstützt Teams dabei, zielgerichtet zu planen, Ressourcen optimal einzusetzen und die Wirkung ihrer Arbeit sichtbar zu machen.
Zu Beginn werden Projekte geplant, Ziele formuliert und Aktivitäten definiert. Dadurch entsteht eine transparente Übersicht über alle Vorhaben der kommenden Planperiode.
Projekte werden Mitarbeitenden zugeordnet. Individuelle Projektvereinbarungen – das Fundament des Qualitätsmanagements – werden auf die Planperiode abgestimmt.
Mitarbeitende hinterlegen ihre geplanten Arbeitsstunden im Projektportfolio. Dadurch wird früh sichtbar, ob genügend Ressourcen vorhanden sind oder ob Projekte angepasst, verschoben oder neu priorisiert werden müssen.
Während des Jahres erfassen die Mitarbeitenden ihre Leistungen direkt in OJAOffice. Sie vergleichen jederzeit ihre Ist-Daten mit der Planung und behalten den Überblick über ihre Zielerreichung.
Am Ende der Planperiode erfolgt die Evaluation: Wurden die Ziele erreicht? Welche Massnahmen waren wirksam? Wo besteht Entwicklungsbedarf? Die Erkenntnisse fliessen direkt in die nächste Planperiode ein.
Nach der Evaluation startet der Prozess wieder von vorne – klarer, effizienter und gestützt auf fundierte Erkenntnisse aus der Praxis.
Das Dashboard ist die Startseite von OJA Office und verschafft Ihnen schnell eine Übersicht über Aktuelles: Sie sehen hier auf einen Blick, ob Sie Nachrichten, Anfragen oder Freigaben erhalten haben. Ausserdem werden hier kurze Statistiken sowie alle Module im Überblick abgebildet.
In diesem Modul erstellen Sie Ihre Projekte – dank der starken Individualisierbarkeit von OJA Office genau so, wie es für Ihren Betrieb am besten passt. Sie positionieren Projekte falls gewünscht in der betreffenden Abteilung und erstellen nach Projektvorbild Subprojekte. Durch die Archivierungsfunktion finden Sie auch ältere Projekte – zum Beispiel als Vorlage – in Sekundenschnelle. Projektberichte können auch von laufenden Projekten jederzeit erstellt werden.
OJA Office beinhaltet eine eigene Zeiterfassung, die auf den aktuellen Schweizer Arbeitsgesetzen beruht. Verwalten Sie Ihre Mitarbeitenden schnell und einfach – so haben Sie jederzeit die Kontrolle über aktuelle Zeit- und Feriensaldi.
Im Statistikmodul erfassen die Benutzer nach den von Ihnen vorgegebenen Statistikindikatoren Besucher und können diese gemäss verschiedener Parameter grafisch darstellen. Diese Grafiken können auch in andere Module integriert werden. So können einfach und schnell Muster und Tendenzen erkannt und Angebote dementsprechend ausgerichtet werden. Beispiel: Mit der Auswertung nach «Beratungen» lässt sich schnell eruieren, ob die 80%-Marke bei den Beratungen erreicht wurde. Auch können Vernetzungen kommunal und regional aufgeschlüsselt werden.
Im Modul «Mitarbeitende» verwalten Sie Ihre Mitarbeitenden und deren Benutzer- sowie Rollenrechte. Dabei können diese je nach Organisationsstruktur verschiedenen Abteilungen zugewiesen werden. Daneben können auch externe oder gelegentliche Mitarbeitende geführt werden, beispielsweise Kursleitende oder Zivildienstleistende.
Mit dem Leistungsplanungsmodul von OJAOffice können Teams ihre Arbeitszeiten frühzeitig und übersichtlich planen. Mitarbeitende erkennen sofort, wo Arbeits-Peaks entstehen und wo Kompensationsfenster sinnvoll genutzt werden können. So bleibt die Jahresplanung transparent – und es gibt am Jahresende keine unangenehmen Überraschungen.
Planen und verwalten Sie Veranstaltungen, inkl. Anmeldungen, Ressourcen und Auswertungen – integriert in Ihre übrigen Prozesse.
Erstellen Sie Reports und Auswertungen aus unterschiedlichen Modulen – konsistent und leicht exportierbar.
Behalten Sie Budgets, Buchungen und Kostenstellen im Blick – mit Schnittstellen zu Ihren Projekten und Auswertungen.
Erfassen Sie laufende Ereignisse, Treffen und Beobachtungen strukturiert im Journal. Einträge lassen sich Kategorien und Projekten zuordnen und sind jederzeit durchsuchbar.
Verwalten Sie sensible Fallinformationen sicher und nachvollziehbar: Stammdaten, Verlaufsdokumentation, Aufgaben und Fristen – alles an einem Ort, mit rollenbasierten Berechtigungen.
Erstellen Sie aussagekräftige Berichte aus Journalen, Fallakten und weiteren Modulen. Nutzen Sie Vorlagen, Filter und Exporte für Ihre interne und externe Berichterstattung.