Datenschutzerklärung – OJA Office (Mobile App)

Stand: 13. Mai 2026

1. Einleitung

Die Sidekick GmbH (nachfolgend «wir») betreibt die Mobile App OJA Office sowie die zugehörige Webplattform OJAOffice (https://ojaoffice.ch). Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche Personendaten bei der Nutzung der Mobile App OJA Office bearbeitet werden.

Die Erklärung gilt für Mitarbeitende von Trägerorganisationen der Offenen Kinder- und Jugendarbeit, welche die App im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit nutzen.

2. Verantwortlichkeit

Die App OJA Office wird im Auftrag von Trägerorganisationen der Offenen Kinder- und Jugendarbeit (nachfolgend «Trägerschaften») betrieben.

• Für die inhaltlichen Erfassungsdaten (Beratungen, Vernetzungen, Voluntary-Einsätze, Aufsuchende Arbeit / Öffentlicher Raum) ist die jeweilige Trägerschaft datenschutzrechtlich Verantwortliche im Sinne von Art. 5 lit. j revDSG.
• Die Sidekick GmbH handelt diesbezüglich als Auftragsbearbeiterin nach Art. 9 revDSG. Die Einzelheiten der Bearbeitung sind in separaten Auftragsbearbeitungsverträgen (ABV) zwischen Sidekick GmbH und den Trägerschaften geregelt.
• Für Konto- und Authentifizierungsdaten der Mitarbeitenden sowie für technische Telemetrie (Crash-/Stabilitätsdaten) ist die Sidekick GmbH selbst Verantwortliche.

Kontakt Sidekick GmbH

Sidekick GmbH
Weidstrasse 20
5737 Menziken AG, Schweiz
E-Mail: [email protected]
Website: https://sidekick.ch

3. Welche Daten werden bearbeitet?

3.1 Konto- und Authentifizierungsdaten

Bei der Anmeldung in der App bearbeiten wir:

• E-Mail-Adresse bzw. Benutzername der/des Mitarbeitenden
• Session-Token (kein Klartext-Passwort wird auf dem Gerät gespeichert)
• Optional: biometrische Freigabe der App über Android Biometric Prompt bzw. Apple Touch/Face ID. Biometrische Merkmale verlassen das Gerät nicht und werden ausschliesslich vom Betriebssystem geprüft.

3.2 Erfassungsdaten der Trägerschaft

Mitarbeitende erfassen über die App folgende Daten im Auftrag der Trägerschaft:

• Anonyme Zähldaten (Module Beratung, Vernetzung, Voluntary, Aufsuchende Arbeit / Öffentlicher Raum): demografische Angaben in Gruppen (z. B. Altersgruppe, Geschlecht), Themenbereiche, Zeitpunkt, Anzahl Personen.
• Beratungsbezogene Notizen: Bei Einzelberatungen können Namen, Kontaktangaben und freie Beratungsnotizen zu konkreten Personen erfasst werden, sofern die Trägerschaft dies vorsieht und die Klient:innen entsprechend informiert wurden.

Datenschutzrechtlich Verantwortliche für diese Daten ist die jeweilige Trägerschaft (siehe Ziff. 2). Anfragen zu diesen Daten richten Klient:innen primär an ihre Trägerschaft.

3.3 Standortdaten

Im Modul «Öffentlicher Raum» (Aufsuchende Arbeit) wird einmalig die aktuelle GPS-Position des Geräts erfasst:

• Wann: Ausschliesslich während einer aktiven Erfassung, nicht im Hintergrund, nicht kontinuierlich.
• Wofür: Vorschlag der nächstgelegenen Station und Zuordnung der Erfassung zu einer Station.
• Was wird übermittelt: Breitengrad, Längengrad, Messgenauigkeit. Diese Werte werden mit dem Erfassungseintrag auf den OJAOffice-Server übertragen und gespeichert.

Die Standortberechtigung wird beim ersten Bedarf interaktiv abgefragt. Wird sie verweigert, kann die Station manuell ausgewählt werden.

3.4 Spracheingabe (Speech-to-Text)

Für die Spracheingabe in Texteingabefeldern (z. B. Journal, Event-Notizen) nutzt die App den jeweiligen Spracherkennungs-Dienst des Betriebssystems:

• Android: Google Spracherkennung
• iOS: Apple Speech Recognition

Bei aktiver Spracheingabe wird das aufgenommene Audio durch das Betriebssystem direkt an die Spracherkennungs-Server von Google bzw. Apple übermittelt und dort in Text umgewandelt. Wir selbst erhalten weder das Audio noch zugehörige Metadaten. Es gelten die Datenschutzbestimmungen von:

• Google: https://policies.google.com/privacy
• Apple: https://www.apple.com/legal/privacy/

Die Spracheingabe ist freiwillig; alternativ steht die Tastatureingabe zur Verfügung.

3.5 Crash- und Stabilitätsdaten (Sentry)

Zur Sicherung der App-Stabilität bearbeiten wir bei Fehlern und Abstürzen Telemetriedaten über den Dienst Sentry:

• Stack-Traces (Fehlerort im Code)
• Gerätetyp und Betriebssystemversion
• App-Version
• Zeitpunkt des Fehlers
• Performance-Messwerte (Tracing und Profiling)

Es werden keine Benutzer-E-Mail-Adressen, IP-Adressen oder erfassten Inhalte an Sentry übermittelt. Der Dienst ist so konfiguriert, dass standardmässig keine personenbezogenen Daten («Personally Identifiable Information») gesendet werden.

• Dienstleister: Functional Software, Inc. dba Sentry
• Datenstandort: EU (Frankfurt / Deutschland, de.sentry.io)
• Datenschutzhinweise Sentry: https://sentry.io/privacy/

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Zweck	Datenkategorie	Rechtsgrundlage
Authentifizierung der Mitarbeitenden	Konto-/Login-Daten	Vertragserfüllung mit der Trägerschaft (Art. 31 Abs. 2 lit. a revDSG)
Erfassung im Auftrag der Trägerschaft	Erfassungsdaten	Auftragsbearbeitung (Art. 9 revDSG) auf Grundlage des ABV
Vorschlag und Zuordnung der Station	Standortdaten	Vertragserfüllung; Einwilligung in die OS-Standortfreigabe
Spracheingabe	Audio (durch OS)	Einwilligung durch aktives Antippen des Mikrofon-Buttons
Fehlerdiagnose und Verbesserung der App	Crash-/Telemetriedaten	Berechtigtes Interesse (Art. 31 Abs. 1 revDSG)

5. Datenempfänger und Datenübermittlung ins Ausland

5.1 Innerhalb der Schweiz

• Hosting des OJAOffice-Servers: Die Sidekick GmbH betreibt die Plattform auf eigener Serverinfrastruktur in der Schweiz. Sämtliche Erfassungsdaten und Konto-Daten werden in der Schweiz gespeichert.

5.2 Innerhalb der EU

• Sentry (Crash-Reporting): Server in Deutschland (Functional Software, Inc., EU-Datenresidenz).

5.3 Übermittlung in Drittländer

• Google LLC (USA): Bei Nutzung der Spracheingabe auf Android-Geräten sowie im Rahmen der Verteilung über den Google Play Store.
• Apple Inc. (USA): Bei Nutzung der Spracheingabe auf iOS-Geräten sowie im Rahmen der Verteilung über den App Store.

Diese Übermittlungen werden durch das jeweilige Betriebssystem unmittelbar veranlasst, nicht durch uns. Beide Anbieter sind im Rahmen des EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) bzw. dessen Schweizer Pendant zertifiziert; ergänzend gelten die EU-Standardvertragsklauseln.

6. Aufbewahrungsdauer

• Erfassungsdaten der Trägerschaft: Solange die Trägerschaft die Plattform nutzt; danach gemäss separatem Auftragsbearbeitungsvertrag (in der Regel Löschung oder Rückgabe nach Vertragsende).
• Konto-Daten: Bis zur Deaktivierung des Mitarbeitenden-Kontos durch die Trägerschaft. Inaktive Konten werden nach 12 Monaten gelöscht.
• Crash- und Telemetriedaten in Sentry: 90 Tage.
• GPS-Koordinaten: Werden mit dem zugeordneten Erfassungseintrag verknüpft gespeichert und teilen dessen Aufbewahrungsdauer.
• Backups: Aus betrieblichen Gründen können Daten in Backup-Systemen für bis zu 90 Tage länger erhalten bleiben.

7. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz der Personendaten:

• Transportverschlüsselung (TLS/HTTPS) zwischen App und Server.
• Sichere lokale Speicherung sensibler Daten (Login-Token) im jeweiligen Secure Storage des Betriebssystems (iOS Keychain / Android EncryptedSharedPreferences).
• Optionale biometrische Sperre der App.
• Zugangskontrollen auf Server-Ebene (Rollen, Mandantentrennung).
• Regelmässige Updates und Sicherheitsüberprüfungen.

8. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben gegenüber der oder dem Verantwortlichen das Recht auf:

• Auskunft über die zu Ihrer Person bearbeiteten Daten (Art. 25 revDSG)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 32 Abs. 1 revDSG)
• Löschung oder Anonymisierung (Art. 32 Abs. 2 revDSG)
• Einschränkung der Bearbeitung
• Widerspruch gegen bestimmte Bearbeitungen
• Datenherausgabe oder -übertragung (Art. 28 revDSG, soweit anwendbar)

Wo Sie sich melden

• Für Erfassungs- und Beratungsdaten: primär an Ihre Trägerschaft (Arbeitgeberin / Trägerverein), in deren OJAOffice-Mandant Sie tätig sind.
• Für Konto-, Anmelde- und Telemetriedaten: direkt an die Sidekick GmbH unter [email protected].

Zusätzlich steht Ihnen der Weg an die schweizerische Aufsichtsbehörde offen: Eidgenössische/r Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte/r (EDÖB), https://www.edoeb.admin.ch.

9. Cookies / Tracking

Die App OJA Office verwendet keine Werbe-Tracker, kein Analyse-Tracking und keine Cookies für Marketingzwecke. Die einzigen Telemetriedaten betreffen technische Crash-Diagnose (siehe Ziff. 3.5).

10. Kinder und Jugendliche

Die App richtet sich ausschliesslich an erwachsene Mitarbeitende von Trägerorganisationen der Offenen Jugendarbeit. Sie ist nicht für die Nutzung durch Klient:innen oder Minderjährige bestimmt.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, etwa wenn neue Funktionen hinzukommen oder rechtliche Rahmenbedingungen sich ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter https://ojaoffice.ch/datenschutz abrufbar. Über wesentliche Änderungen informieren wir bei der nächsten App-Nutzung in geeigneter Form.

Letzte Aktualisierung: 13. Mai 2026